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        如何做好會務工作-會務工作要點淺析

        時間:2023-07-19 15:29 ? 點擊:??來源:活動策劃公司
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               會務工作是指會議的組織、保證和服務工作,是會議活動中的重要組成部分。有序、高效地做好會務工作,是會議取得預期效果的重要保證。

         
         
        會前:把握三個要點
         
                制訂詳細的計劃。會前準備工作涉及調查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作,必須制訂詳細的計劃。對大型會議或規格較高的會議,應成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛組等工作小組,若有室外活動還應成立交通秩序管理組;對小型會議,也要成立秘書組或會務組。要將每一項任務、每一個細小的環節、每一項具體工作的責任明確到人。
         
                根據分工落實
        。秘書組提前確定會議議程,印制好領導講話、會議文件、典型材料等;會務組應提前落實好日程安排、行程路線、會標制作等工作;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員,保證會議期間及時到位;后勤組要提前將參會人員的姓名、職務、性別、民族掌握準確,安排好食宿等,還要根據其他工作組的預算和意見,及時提供各項后勤保障;安全保衛組要根據會議規格高低,做好會場及代表駐地的安全保衛工作。
         
                會前反復檢查
        。會前檢查分為由領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式,其中,現場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛工作等。大中型會議的會前檢查還包括警衛部署,票證檢驗人員的定崗定位,交通指揮及主席臺服務人員的就位,會議播放唱片的檢查等。
         
        會中:搞好三項服務
         
                 會中是從會議簽到至會議結束時的這一段時間,從地點上可分為場前服務、場內服務、場外服務三個部分,各環節之間要統一協調,并樹立保密意識,防止泄露機密。
         
                 場前服務。主要包括簽到和材料分發、引導入座等工作。對規模較大、時間較長的會議,要制訂場前服務活動方案,明確工作人員,包括簽到負責人、材料分發負責人、引導入座負責人等;對小型會議、時間較短的會議和大型會議中的每次分會,也要簽到,以便統計人數,掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名,發放入場證、簽到卡,在名單上圈到等形式,并同時分發會議文件和材料。大中型會議,專門成立文件分發處。分發文件要注意編號、登記、按組分發,須會后收回的文件,要注明“會后收回”字樣和收文人姓名、收文時間。對于屬于國家機密的文件材料,更應嚴格登記,及時收回,以免泄密。參會人員進場時,一般由工作人員引導入座,特別要注意引導主席臺就座人員入座。
         
                 場內服務。主要包括會議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會場服務。對大中型會議或重要會議,需拍攝照片、錄音、錄像,以便留存。同時,在主席臺下設立“值班席”,以便處理臨時事項,聯系內外、傳遞信息。會議工作人員要謹慎行事,不要干擾會議的正常進行。會議進行中,如發生臨時變動情況,要及時向領導請示,并根據指示采取應急措施,妥善處理。
         
                 場外服務。主要包括場外安全保衛,預防突發性事件發生,維護會場秩序;落實與會人員的食宿安排,根據實際情況作出臨時性調整;設立醫療室,搞好醫療服務;備好車輛,方便與會人員外出等。


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